Ponencia sobre el Sistema Red. Asamblea General de Graduados Sociales. Granada.
UNA VISION PRÁCTICA DEL SISTEMA RED.
Voy a centrar este estudio, fundamentalmente, en la evolución y practicidad para con nuestros despachos, del Sistema Red en estos últimos años y en el futuro que esto nos deparará como profesionales.
En nuestro país, se han ido produciendo, y de hecho se están continuamente produciendo, una serie de cambios, como consecuencia de la creciente incorporación de las tecnologías de la información y de las comunicaciones a las Administraciones Públicas, que afectan a los ciudadanos, empresas y profesionales.
El uso de la informática, viene siendo utilizada por la administración desde hace más de 25 años, sin embargo, es desde hace aproximadamente 10 años, cuando estamos asistiendo a un rapidísimo crecimiento en cuanto al uso de la misma.
Precisamente, la Seguridad Social, constituye un núcleo de desarrollo en creciente auge.
Dentro del conglomerado informático que la Administración de la Seguridad Social puso en mano de ciudadanos y profesionales se encuentra el Sistema Red, a la postre, objeto de este estudio.
Lo que se pretendía con este Sistema y creo que a mi juicio se ha conseguido, era agilizar la relación de empresas y profesionales con la Seguridad Social sin tener los inconvenientes del desplazamiento y las limitaciones horarias.
No voy a entrar a valorar los ámbitos de actuación del Sistema Red porque son de sobra conocidos por todos nosotros, pero si lo que ha supuesto para nuestros despachos.
Desde que en el año 1995, a través de la orden del ministerio de trabajo y Seguridad Social de 3 de abril, se refiriera al uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en relación con la inscripción de empresas, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación en el ámbito de la Seguridad Social, los despachos profesionales nos hemos ido incorporando progresivamente al Sistema Red, y como consecuencia de ello, los cambios en cuanto a nuestra forma de trabajar y nuestra operativa han sido brutales.
El Sistema Red nació, por parte de la Administración, como un instrumento de ayuda al ciudadano y sobre todo a los profesionales, en aras, fundamentalmente, de una simplificación de tareas y de un ahorro de costes. Para nuestros despachos, sin embargo, el pasar de una forma de trabajar más arcaica y rudimentaria a una más moderna en sintonía con la velocidad con la que los tiempos nos marcaban, supuso para muchos un hándicap y para otros un gran alivio. Pero lo que a fecha de hoy es el Sistema Red, no es lo que, lógicamente, comenzó siendo en el año 95. Al principio no existían algunas de las funcionalidades que tenemos en uso hoy día y que hacen de esta plataforma un referente de ayuda al trabajo de calidad que por parte de nuestros despachos se pretende ofrecer y la implantación de las mismas supuso un esfuerzo faraónico para la administración y un esfuerzo titánico para los profesionales que siempre tenemos reticencias a lo desconocido, sobre todo en lo que a temas informáticos se refiere. Lo que pensábamos que nos podría perjudicar y le encontrábamos trabas por todos lados, resultó la modernización de multitud de despachos pequeños y dar un salto de calidad en cuanto a la eficacia y eficiencia de nuestro trabajo.
Todo ello ha venido refrendado por las siguientes ventajas que considero esenciales:
1.- Nos evita desplazamientos. A través del Sistema Red y en estos últimos años, nuestros despachos han podido ir haciendo, desde el envío de la relación nominal de trabajadores y del modelo de pago TC1, hasta el envío de altas y bajas de trabajadores, con lo que ello supone, es decir, no tener que desplazarnos hasta las oficinas de la TGSS.
Luego, se nos han ido incluyendo acciones y funcionalidades que van haciendo cada vez más atractivo el Sistema, ya que tenemos prácticamente acceso a casi toda la información con la que cuenta la administración de nuestras empresas y trabajadores.
2.- Evita las limitaciones horarias de una oficina, pudiendo de esta manera trabajar, siendo nosotros, dentro de los plazos establecidos legalmente, los que racionamos y equilibramos nuestro trabajo y los que podemos manejar esa información para hacerla efectiva durante las 24 horas del día y los 365 días del año, dejando atrás los agobios de las presentaciones de documentación en los horarios restrictivos. Debido a esto cada vez nos desplazamos menos a las oficinas físicas de la TGSS.
3.- Tenemos rapidez y efectividad. Por supuesto, la implantación de este Sistema sin tener en cuenta una rapidez de respuestas por parte de la Administración, no tendría mucho sentido, así, la mayoría de las operaciones que procesamos habitualmente, se realizan on-line, en tiempo real, con lo que la rapidez y la efectividad es patente y en el resto de operaciones el tiempo de espera es muy limitado, siendo prácticamente de 24 horas o menos.
4.- Y por último, un ahorro importante de costes dentro de nuestra estructura empresarial. De esta forma, evitamos, por ejemplo, los modelos físicos de TC1 y TC2, simplificamos al mínimo el papel que se utilizaba anteriormente y de igual forma el tiempo que se dedicaba al reparto, presentación y sellado de todos estos modelos. Esto era un aspecto importante a tener en cuenta sobre todo para despachos situados en grandes núcleos de población donde las distancias son mayores y donde el tiempo dedicado a desplazamiento, exclusivamente, era muy alto.
Aún así, este esfuerzo, conjunto, entre Administración y profesionales, sobre todo, Graduados Sociales, debe venir refrendado por un compromiso de calidad por parte de la primera y por un compromiso de integración y facilitación de tareas por parte de los segundos.
La Administración debe, y a mi entender, lo hace, cumplir, como he comentado anteriormente, con un compromiso de calidad donde la rapidez y efectividad de respuesta sean prioritarias, así, se pone a nuestra disposición:
una conexión on-line a la base de datos de la Seguridad Social.
Un compromiso de tramitación y resolución del 100% de los actos relativos a la autorización para la remisión electrónica de los datos en menos de 8 días hábiles.
La comunicación del 100% de las modificaciones normativas que afectan al Sistema Red mediante el uso de boletines informativos, llamados “noticias RED” en el plazo de 15 días.
La emisión del 100% de los acuses de envío, consultas, transacciones y certificados de presentación de documentos en un plazo inferior a las 24 horas.
El compromiso de facilitar la emisión del 100% de las huellas para que los usuarios del Sistema podamos realizar la impresión autorizada de los documentos de cotización, el primer día hábil del mes siguiente al del ingreso de las cuotas o en cualquier otro momento antes de dicho plazo a petición del interesado.
Facilitar, a petición del interesado, el 100% de los documentos acreditativos de sus actuaciones en afiliación debidamente protegidos con huella de contraste, en un plazo no superior al día siguiente hábil a su petición.
Y, por supuesto, asegurar, como no podía ser de otra manera, la disponibilidad del recibo de liquidación de cotización en plazo para que todos los usuarios del Sistema podamos realizar el pago de sus cuotas de manera electrónica sin necesidad de acudir a su entidad financiera de forma física.
Para que todo esto se pueda realizar, aparte de los compromisos de calidad y rapidez, se deben dar unos mínimos de seguridad en el Sistema, ya que se maneja mucha información de empresas y trabajadores de las que de forma conjunta somos responsables, por ello toda la comunicación entre los usuarios y la TGSS se realiza a través de Internet, y es la propia Administración la que garantiza la seguridad y privacidad de los datos transmitidos mediante el uso de certificado digital o DNI electrónico.
La autenticidad de la información se garantiza mediante el procedimiento de huella electrónica e impresión autorizada, que es un conjunto de caracteres que asegura que los datos no son alterados.
Desde el año 1995, como hemos comentado con anterioridad, y en su constante apuesta por continuar a la vanguardia de la innovación tecnológica y facilitar así la incorporación al Sistema Red de las empresas, la TGSS, ha ido incorporando nuevas funcionalidades al mismo, como ha sido la posibilidad de solicitar el ingreso a través de las modalidades de pago tales como cargo en cuenta y pago electrónico, la puesta en marcha de la modalidad de transmisión de RED directo para las empresas de menos de 15 trabajadores, a las que se ha ido incorporando a lo largo del último año el cálculo de la práctica totalidad de las liquidaciones correspondiente a empresas del Régimen General, o las más recientes y a mi juicio, de las más prácticas e interesantes y con la que los Graduados Sociales hemos llegado casi a terminar con la relación física con la TGSS y que es la gestión de ingresos de cuotas pendientes a través del cual se nos permite consultar y obtener los recibos de liquidación de cotizaciones con el recargo procedente, también podemos acceder ahora a multitud de consultas, informes y solicitudes de deudas, de documentos de ingresos etc. y ojo con esto, porque, desde el punto de vista práctico, que es el que realmente nos interesa, estamos ofreciéndoles a nuestros clientes una gestión en nuestro trabajo de primerísimo nivel, una rapidez en nuestras acciones y una simplificación de tareas, que en el mundo complejo y estresante en el que estamos inmersos, creo que nos proporciona ese plus de adelanto sobre los demás.
Gracias a estos avances, hoy en día, todas las empresas, ya pueden utilizar el Sistema Red convencional o el RED directo para la realización de las gestiones relativas a afiliación y cotización. Por este motivo, la TGSS, mediante la publicación de la Orden TIN/2777/2010, de 29 de octubre, por la que se modifica la Orden TAS/1562/2005, de 25 de mayo, ha ampliado los supuestos con obligación de uso de medios telemáticos para la realización de las actuaciones relativas al encuadramiento, cotización y recaudación, así como ha establecido la obligatoriedad de uso de las modalidades de pago a todas las empresas obligadas a incorporarse o que estuvieran utilizando el Sistema Red, para aquellas liquidaciones que pueden ser calculadas por la TGSS.
De igual forma, la TGSS, a través de la Orden mencionada anteriormente y en su artículo 28, obliga a todos los CCC a incorporarse de manera efectiva al Sistema Red, para poder obtener reducciones, bonificaciones, o cualquier otro beneficio en las bases, tipos y cuotas de la Seguridad Social, llegando incluso a suspender, sin más, los que estuvieran concedidos, si no se hubieran incorporados. También se ha limitado la presentación, a las entidades financieras, de los documentos confeccionados en los modelos pre-impresos de los TC1 y TC2.
De esta manera, ya se está trabajando, desde hace algún tiempo, en otro sistema alternativo y complementario, al que ya hemos mencionado anteriormente, aunque encuadrado en la misma plataforma de trabajo, que no es otro que el Red Directo.
RED DIRECTO
El Red Directo es, dentro del afán de la TGSS, de poder simplificar trámites, costes, etc. un nuevo servicio que está ofreciendo la Administración a pequeñas empresas, para que a través de Internet y usando la página Web de la Seguridad Social, puedan realizar la mayoría de las operaciones que los profesionales estamos realizando, ya, con el Sistema Red.
El fin del Red Directo, así, no es otro que eliminar, también, toda la gestión administrativa por el procedimiento convencional del papel y que toda esta gestión se pueda realizar desde la empresa evitando, igualmente, los desplazamientos.
Se trata pues de un hermano menor del Sistema Red convencional y con las mismas funcionalidades, aunque quizás de una utilización más sencilla y con un público distinto.
Teniendo por tanto, una visión global de lo que nos ha supuesto la implantación del Sistema Red como plataforma de trabajo para nuestros despachos profesionales y las ventajas que ello nos ha reportado, la pregunta que nos hacemos es, y a partir de ahora ¿que? ¿Cómo seguirá avanzando tecnológicamente la Administración de cara a los ciudadanos y de cara a quienes, por méritos propios nos hemos convertido en un pilar fundamental en el devenir de la implantación exitosa de este sistema de trabajo?
Creo sinceramente, que se siguen aunando esfuerzos de cara a la consecución del objetivo prioritario y fundamental de la TGSS, que no es otro que conseguir que las aproximadamente 46.000 empresas de menos de 15 trabajadores que no están actualmente incluidas en el Sistema Red o en el Red Directo, lo hagan en un plazo prudencial.
Aún así, nos queda mucho camino por recorrer y espero, que por el bien de todos, sea de la mano, con la Administración, porque al fin y al cabo somos, de largo, los Graduados Sociales, los profesionales que realmente podemos pulir ese déficit con el que se puede ir encontrando la Seguridad Social en algún momento y podemos ayudar a tener, en beneficio propio, una herramienta más simple, potente y más práctica en nuestros despachos.
Déficit que algunas ocasiones se manifiesta en forma de determinadas novedades que desde nuestro punto de vista profesional y práctico no son del todo entendibles, como es el caso de la exigencia de la documentación que se está solicitando en las Direcciones Provinciales de la Tesorería General de la Seguridad Social para comprobar la representación que ostentan los autorizados del Sistema Red, léase, Graduados Sociales, respecto de nuestros representados y que se da de bruces con la practicidad del propio Sistema y más aún con la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, que reconoce el derecho de estos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos y regula aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información administrativa, siendo lo más coherente que estos trámites se pudieran realizar a través de la sede electrónica de la Seguridad Social.
Bien, pues habiendo analizado, como han afectado las nuevas tecnologías que, por parte de la Administración, nos están continuamente brindando y más en concreto, por parte de la TGSS a través de la aplicación del Sistema Red, al trabajo diario de nuestros despachos profesionales, tan solo me queda por hacer una reflexión contestando a la pregunta anterior.
Nuestros despachos y nosotros como profesionales, debemos seguir modernizándonos, debemos seguir creciendo en consonancia con nuestra profesión y debemos seguir luchando por diferenciarnos de otras profesiones, y ante nuestros clientes, con las herramientas que se nos brindan, con la modernización tecnológica de nuestras oficinas, con la formación con la que contamos y en definitiva utilizando las nuevas tecnologías de la información.
